Privacyverklaring

Cloudhuis is een dienst van AW ICT. Wij verwerken persoonsgegevens om het Cloudhuis-portaal en de bijbehorende hosting- en AI-diensten te kunnen leveren. In deze verklaring lees je welke gegevens dat zijn, waarom we ze verwerken en welke rechten je hebt.

Welke gegevens verwerken wij

• Accountgegevens: naam, e-mailadres, rol en inloggegevens (wachtwoorden worden versleuteld opgeslagen, MFA-geheimen versleuteld bewaard).
• Gebruiksgegevens: inloggeschiedenis, auditlog van handelingen in het portaal, IP-adressen (onder meer voor beveiliging en misbruikpreventie).
• Project- en sessiegegevens: de opdrachten (prompts) en resultaten van AI-sessies, projectconfiguratie en verbruiksgegevens (tokens en kosten). Prompts en sessieberichten worden versleuteld opgeslagen.
• Facturatiegegevens: bedrijfsnaam, contactgegevens en verbruik per abonnement.

Waarvoor gebruiken wij deze gegevens

• Het leveren en beveiligen van het portaal en de gehoste omgevingen.
• Het uitvoeren van AI-sessies die je zelf start.
• Verbruiksregistratie en facturatie.
• Misbruikpreventie (o.a. registratie van mislukte inlogpogingen en automatische blokkade van verdachte IP-adressen).

Verwerkers en doorgifte

Voor het uitvoeren van AI-sessies worden je opdrachten doorgestuurd naar het AI-model dat je (of je organisatie) kiest, via de dienst OpenRouter. Daarbij kunnen gegevens worden verwerkt door modelaanbieders buiten de EU. Stuur daarom geen persoonsgegevens of vertrouwelijke gegevens in prompts mee die daar niet thuishoren. Hosting van het portaal en je projecten vindt plaats op infrastructuur die door AW ICT wordt beheerd.

Bewaartermijnen

Accountgegevens bewaren we zolang je account actief is. Audit- en beveiligingslogs, sessiegegevens en verbruiksgegevens bewaren we zolang dat nodig is voor beveiliging, facturatie en wettelijke verplichtingen. Na beëindiging van de overeenkomst verwijderen of anonimiseren we je gegevens, tenzij een wettelijke bewaarplicht geldt.

Beveiliging

Wij nemen passende maatregelen, waaronder versleutelde opslag van wachtwoorden, prompts en MFA-geheimen, tweefactorauthenticatie, toegangsscheiding per klant, auditlogging en dagelijkse back-ups.

Jouw rechten

Je hebt recht op inzage, correctie, verwijdering en overdraagbaarheid van je persoonsgegevens, en je kunt bezwaar maken tegen verwerking. Neem hiervoor contact op met je contactpersoon bij AW ICT of mail naar wesley@awict.nl. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Cookies

Het portaal gebruikt uitsluitend functionele cookies (sessie- en beveiligingscookies). Er worden geen tracking- of marketingcookies geplaatst.